Calcolo costo chilometrico: cos’è e come calcolare il rimborso
Il calcolo del costo chilometrico per furgoni, auto e motocicli è una pratica fondamentale per i dipendenti dell’azienda. Serve infatti per richiedere il “rimborso chilometrico” cioè un risarcimento che l’azienda offre al dipendente dopo aver usato il proprio mezzo personale per una trasferta lavorativa.
Il rimborso chilometrico è indispensabile soprattutto per gestire i costi nelle aziende che non hanno o non possono dotarsi di veicoli a sufficienza per tutti i dipendenti. I direttori dell’azienda devono però tenere in considerazione due diversi impatti fiscali per il rimborso a seguito del calcolo del costo chilometrico: quello in capo al lavoratore e quello in capo all’azienda. Vediamo innanzitutto come si calcola il costo chilometrico.
Come si calcola il costo chilometrico?
Per individuare gli importi del rimborso chilometrico è necessario fare il calcolo del costo chilometrico sostenuto durante la trasferta. Il calcolo del costo chilometrico di furgoni, auto e motocicli si basa sulla tipologia di veicolo, l’alimentazione e la marca. Per un calcolo affidabile e veloce del costo chilometrico si può fare riferimento alle tabelle dell’ACI oppure al calcolatore online messo a disposizione dall’ACI. Queste tabelle vengono aggiornate entro il 30 novembre di ogni anno per l’anno successivo e permettono di calcolare il rimborso con due limiti:
Per l’azienda: limite di deducibilità fiscale
Per il dipendente: limite di non imponibilità
Registrandosi al sito dell’ACI è possibile inserire manualmente tutti i dati utili, come la marca e tipologia di veicolo. È possibile eseguire l’operazione indipendentemente dal fatto che sia stato utilizzato un veicolo di proprietà del dipendente o a noleggio.
Una volta inseriti tutti i dati necessari per effettuare il calcolo del costo chilometrico, saranno visibili le tabelle con tutti i dettagli. Ecco un esempio di una tabella ottenuta per calcolare il rimborso in base ai chilometri percorsi:
Fonte immagine: Tabelle Rimborso Chilometrico ACI
Da notare che nello strumento per il calcolo del costo chilometrico, i prezzi relativi al carburante vengono aggiornati settimanalmente in base a quanto comunicato dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanauto. È quindi più facile effettuare calcoli puntuali per il periodo di riferimento.
Per gli autocarri è previsto un calcolo del costo chilometrico diverso, che include il costo del personale viaggiante e viene fatto al netto di IVA.
Step 1: selezionare il tipo di veicolo per calcolare il costo chilometrico
Per ottenere la tabella, dopo aver effettuato l’accesso al portale dell’ACI, è possibile selezionare la tipologia di veicolo per la quale si vuole effettuare il calcolo del costo chilometrico. I mezzi sono i seguenti:
- Autoveicolo
- SUV o fuoristrada
- Ciclomotore
- Motociclo
- Autofurgone
- Autocaravan
Step 2: scegliere la tipologia di carburante per calcolare il costo chilometrico
Il calcolo del costo chilometrico può essere richiesto per le seguenti tipologie di propulsione:
- Benzina verde
- Gasolio
- Benzina e gas liquido
- Elettrico
Step 3: consultare la tabella con i costi chilometrici
In base ai dati inseriti si otterrà una tabella che riporta la marca, il modello, la serie e il rispettivo costo chilometrico da 5 e oltre i 50.000 chilometri percorsi per la trasferta aziendale.
Step 4: calcolare il costo in base ai chilometri percorsi
Partendo dalla tabella così ottenuta, per calcolare l’importo del rimborso chilometrico da richiedere all’azienda in favore del dipendente, sarà sufficiente moltiplicare il costo per chilometro così ottenuto per il numero di chilometri percorsi (prezzo per chilometro X numero chilometri percorsi = costo totale).
Il calcolo costo chilometrico in capo all’azienda
Il comma 3 dell’art. 95 Tuir prevede che se un dipendente viene autorizzato a utilizzare un veicolo di sua proprietà, la spesa deducibile è limitata al costo di percorrenza della tratta. Se invece il veicolo è a noleggio, la spesa deducibile riguarderà solo la tariffa del noleggio.
Questi casi si applicano solo se il veicolo in questione ha una cilindrata non superiore ai 17 cavalli fiscali per i motori a benzina, oppure i 20 cavalli fiscali per i motori a gasolio. Se il veicolo supera il limite di cilindrata, la deducibilità fiscale dovrà essere ridimensionata.
Il calcolo chilometrico in capo al lavoratore
Il rimborso ottenuto dal calcolo chilometrico per furgoni, auto e motocicli personali non è tassabile per il dipendente, dato che è un indennizzo e non una forma di reddito. Viene infatti specificato nella C.M. n. 329/E/1997 che i rimborsi delle spese di viaggio non concorrono alla formazione del reddito se il rimborso viene effettuato su base di documentazione idonea.
Inoltre, non è necessario che l’azienda rilasci un permesso preventivo prima della trasferta. Le due parti potranno mettersi d’accordo direttamente dopo la trasferta per calcolare il costo chilometrico e l’entità del rimborso.
C’è però un’eccezione all’imponibilità del rimborso. Come riportato anche dall’Agenzia delle Entrate, il rimborso diventa tassabile se viene erogato per trasferte eseguite all’interno del territorio comunale. Ciò è dovuto dal fatto che manca la documentazione necessaria richiesta.
Risparmiare con la manutenzione della flotta
Nel caso in cui invece l’azienda metta a disposizione dei propri dipendenti i veicoli necessari, è importante trovare modi per tagliare i costi di gestione delle flotte. Uno dei metodi è assicurarsi che i mezzi siano in ottime condizioni. Infatti, una cura adeguata dei veicoli permette non solo di mantenere i conducenti in sicurezza, ma abbatte i costi di manutenzione straordinaria e il consumo di carburante.
Se stai cercando un modo per prenderti cura della manutenzione della tua flotta, affidati ad Euromaster, il tuo esperto in fatto di manutenzione dei mezzi aziendali.
